Как обосновать, почему переход на ЭДО в учреждении сейчас невозможен

На законодательном уровне чиновники предусмотрели для учреждений право вести бумажный, а не электронный документооборот при одном условии: нет организационно-технической возможности (п. 6 приложения № 5 к приказу Минфина от 15.04.2021 № 61н). Из-за человеческих, организационных и финансовых трудностей у многих учреждений есть соблазн воспользоваться такой возможностью и продолжать работать на бумаге.

Чиновники это понимают и готовы к такому повороту событий. Ниже просмотрите, что говорит о технической невозможности Антон Дубовик, заместитель руководителя Федерального казначейства.

Антон Дубовик рассказывает, для кого подходит ЭДО

В статье вы получите безопасные рекомендации, как бухгалтеру себя подстраховать. Посмотрите, как сформулировать служебную записку для руководителя. И прочтете, как преодолеть трудности при переходе на электронный документооборот.

Как бухгалтеру себя обезопасить

Есть три рекомендации, чтобы снять с бухгалтерии ответственность за отсутствие ЭДО. Каждую разберем подробнее.

Начните использовать унифицированные формы электронной первички. Возьмите их из двух приказов Минфина: № 61н и от 30.03.2015 № 52н (разд. 4 и 5).

Если для одного и того же факта хозяйственной жизни предусмотрена и бумажная, и электронная форма первички, отдайте предпочтение электронной. Поскольку Минфин утвердил приоритет электронной формы документов и регистров бухгалтерского учета над бумажной (Методические указания, утвержденные приказом № 52н в редакции приказа Минфина от 15.06.2020 № 103н).

Подготовьте руководителю служебную записку о необходимости перехода на ЭДО. Составьте ее так, чтобы донести до руководителя: переход на ЭДО — это проблема в первую очередь руководителя, бухгалтерия не саботирует переход на ЭДО. Формулировки для служебной записки возьмите из образца.

Служебная записка о необходимости перехода на ЭДО

Открыть комментарий

Сформулируйте заключение. Соберите совместно с ИТ-специалистами, контрактной и плановой службами коммерческие предложения о стоимости программных продуктов, их настройке и стоимости компьютерной техники для перехода на ЭДО. Сопоставьте полученные данные с планом ФХД. Сформулируйте заключение о том, что у учреждения нет технической возможности для реализации ЭДО с 1 января 2023 года.

Как справиться с трудностями при переходе на ЭДО

Неважно, отложите вы переход на ЭДО до 2024–2025 годов или будете постепенно внедрять по аналогии с Федеральным казначейством, справляться с человеческими и организационными трудностями все равно придется. Поэтому мы рекомендуем начинать работу в данном направлении.

Человеческий фактор. Периодически на совещаниях с руководителем поднимайте вопрос о переходе на ЭДО. В первую очередь постарайтесь объяснить, чем его бездействие обернется для учреждения в целом и для самого руководителя. Самостоятельно руководитель сути происходящих изменений в организации учета не видит . Поэтому ему нужно помочь.

Как аргументы можно использовать два показателя. Первый — оценка эффективности учреждения. Ведь рейтинг учреждения объединяет показатели всех отделов: юристов, отдела закупок, бухгалтерии и т. д. Если при проверках финансово-хозяйственной деятельности бухгалтерия будет получать предписания или замечания, рейтинг учреждения снизится. Бухгалтерия должна проводить внутренний контроль, а не заполнять документы за других сотрудников. Именно это залог правильного учета и достоверной отчетности.

Второй аргумент взаимосвязан с первым. От рейтинга учреждения зависит премия самого руководителя. Поэтому он тоже материально заинтересован в высокой эффективности учреждения.

Дорожная карта по переходу на ЭДО

Мы разработали для вас дорожную карту, чтобы вся информация была на едином информационном ресурсе. Поскольку в переходный период всегда возникают вопросы и неясности, мы будем дополнять карту

Когда руководитель примет решение переходить на ЭДО, соберите совещание с руководителями других отделов. Совместно с руководителем разъясните им новые обязанности сотрудников. Не обращайте внимания на их недовольство, ломать привычный ход событий всегда тяжело.

Организационные трудности. В зависимости от фактов хозяйственной жизни учреждения могут возникать разные организационные трудности. Для большинства остро встанет вопрос хранения квалифицированных подписей. Они должны быть в постоянном доступе, но при этом без нарушения правил внутреннего контроля. То есть без изъятия электронных подписей для хранения в сейфе главбуха. Мы рекомендуем остановиться на опечатанных колбах, тубусах или пеналах. Этот вариант менее затратный, но надежный.

Подготовьте обучающие видеосюжеты по заполнению документов. Самостоятельно записывать их не нужно, вы можете просто зайти в дорожную карту по переходу на ЭДО и скачать видео. Эти видео надо либо опубликовать на вашем сайте для внутреннего пользования, либо разослать по почте сотрудникам.

Шпаргалка

КВР и КОСГУ по теме на I квартал

Расходы	КВР	Код КОСГУ
Дополнительные лицензии к бухгалтерской программе	244	226
Токен, флешка	224	Зависит, как учитываете. Включили в состав основных средств — 310. Если отнесли к матзапасам — 346