Как разобраться с ошибками прошлых лет. Таблица с примерами и образец с подсказками
Есть две причины, почему образуются ошибки в прошлых отчетных периодах. Первая — работники своевременно не представили документы в бухгалтерию. Вторая причина — бухгалтер неверно составил проводку, и показатель некорректно отразился в отчетности, либо формы отчетности он заполнил не на основании регистров учета. Прочтите в статье, кого обвинят в ошибках, а также что сделать главбуху, чтобы обезопасить себя и бухгалтерию.
Кого обвинят в ошибках
С 2022 года в сведениях об изменении остатков валюты баланса (ф. 0503173) надо пояснить показатели графы 6 по причине «03 — исправление ошибок прошлых лет». Эта информация даст возможность ревизорам выявить виновника недостоверности отчетности и сформировать промежуточные суждения о степени внутреннего контроля и системе работы внутреннего финансового аудита. В таблице ниже смотрите, как сработает тот или иной маркер.
Примеры ошибок прошлых лет и кто в них виновен
| Код детализации ошибки в сведениях (ф. 0503173) | Пример ошибки | Кто виноват |
|---|---|---|
| 03.1 — несвоевременное поступление первичных учетных документов | Позднее поступление документов по подотчетным суммам (отчета о расходах подотчетного лица и пр.) | 1. Подотчетное лицо и иные сотрудники, участвующие в подписании документов. 2. Инвентаризационная комиссия по инвентаризации задолженности |
| Позднее поступление претензии в бухгалтерию как основание для кассового поступления суммы на лицевой счет (из решения Центрального районного суда г. Сочи Краснодарского края от 16.05.2023 по делу № 12-168/2023) | Главный бухгалтер, который в график документооборота не включил обязанность контрактников предоставлять претензии в бухгалтерию для отражения дебиторской задолженности | |
| 03.2 — несвоевременное отражение фактов хозяйственной жизни в регистрах бухгалтерского учета | Не отражена сумма недостач при наличии оформленных документов от инвентаризационной комиссии (из решения Кировского районного суда г. Ярославля от 11.03.2021 по делу № 12-170/2021) | Бухгалтер, который по причине отсутствия профессиональной дисциплины или некомпетентности не отразил в учете недостачу объекта |
| 03.3 — ошибки в применении счетов бухгалтерского учета | Ошибочно применили счета бухучета, которые недопустимы для тех или иных операций | 1. Бухгалтер, который использовал для отражения кондиционера счет 1 101 34 вместо счета 1 101 36. 2. Бухгалтер, который использовал счет 01 для отражения личного имущества сотрудников, которое находится в учреждении: чайников, мониторов, элементов мебели, цветочных горшков |
| 03.4 — ошибки, допущенные при отражении бухгалтерских записей на основании первичного учетного документа (за исключением ошибок в применении счетов бухгалтерского учета) | Неверно истолковали операцию: маркированные конверты отразили как материалы, а не как денежные документы (из постановления Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 25.02.2021 № 16-969/2021) | Бухгалтер, который не уточнил, какие еще первичные документы должны быть представлены. |
| Неверно истолковали операцию. Оборудование при капитальном ремонте отнесли на расходы, а не учли как ОС (из постановления Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от14.10.2021 № 16-5857/2021) | 1. Комиссия, которая не идентифицировала объекты имущества и не сформировала решение (ф. 0510441). 2. Бухгалтер, который не уточнил, какие еще первичные документы должны быть представлены, в частности приходный ордер (ф. 0504207) — до 2023 года, акт приемки товаров, работ (ф. 0510452) — с 2024 года, решение (ф. 0510441) — с 2023 года | |
| 03.5 — иные причины | Вскрылся факт хозяйственной жизни, что потребовало оформить дополнительно документы при обнаружении ошибки. Выявлены излишки имущества при инвентаризации. Причина — ранее провели инвентаризацию формально | 1. Ответственное лицо. 2. Инвентаризационная комиссия |
| Неверно определили срок полезного использования основного средства, что исказило сумму амортизации, соответственно расходов учреждения (из пункта 5.2.2 Обзора недостатков и нарушений, выявленных Федеральным казначейством в первом полугодии 2022 года — подробности здесь.) | Комиссия по поступлению и выбытию нефинансовых активов |
Как реагировать на ошибки главбуху
Бюджетная отчетность — это транслятор, который подает сигналы о состоянии учреждения. Недаром год от года ревизоры стали акцентировать свое внимание на достоверности отчетности. Вроде бы мелочь, но описанные в таблице ситуации — критерии, которые дают возможность ревизорам и внутренним аудиторам сформировать суждение на начальном этапе проверки о том, как:
- организован бюджетный учет;
- построены внутренние регламенты;
- происходит коммуникация внутри учреждения и бухгалтерии.
Каких еще ошибок избегать?
Самые частые нарушения, которые ваши коллеги допустили в первом полугодии 2023 года – здесь
Но для главбуха ошибки — это основание усилить контроль в этом направлении и указать на проблемы руководителю учреждения. Например, написать служебную записку (см. образец ниже). Можно также посоветовать руководителю, как лучше скорректировать положение о внутреннем контроле, график документооборота и иные локальные акты.
Пример служебной записки
В сегодняшних условиях бюджетный учет — юридически зарегламентированная система. Каждое действие нужно оформить локальным документом, чтобы была возможность возложить обязанность и ответственность на должностных лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни. Иначе риски недостоверности лягут на главбуха.
Как исправлять ошибки прошлых отчетных периодов
Далее рассмотрим примеры, как исправлять ошибки прошлых отчетных периодов.
Излишки по вине ответственного лица
Важная деталь
Излишки учтите в корреспонденции со счетом 199 1 401 1Х 199, КПС 1 17 00000 00 0000
Пример: в феврале 2024 года ответственный сотрудник обратился со служебной запиской о необходимости ремонта беседок, которые пострадали из-за снега и влекли угрозу безопасности.
При проверке оказалось, что на объектах нет инвентарных номеров, они не числятся в учете. Выяснилось, что эти беседки были пожертвованы общественной организацией в начале ноября 2023 года.
Документы не оформили должным образом, поэтому в бухгалтерию информация не поступала. Годовую инвентаризацию по ответственному лицу провели в октябре 2023 года. В перечне ниже — основные причины излишков.
Чек-лист для бухгалтера
Как исправить ошибку: в феврале 2024 года провести локальную инвентаризацию. Комиссия по поступлению и выбытию нефинансовых активов должна оценить беседки на основе рыночной оценки, взятой из открытых источников. Объекты принять на балансовый учет по справедливой стоимости:
ДЕБЕТ 000 1 101 36 310 КРЕДИТ КДБ 0 401 18 199 — оприходованы малые архитектурные формы. |
Непредставленные документы, недоработанный график документооборота по вине главбуха
На заметку
Ситуация произошла с главбухом казенного учреждения. Его оштрафовали на 5000 руб. (решение Центрального районного суда г. Сочи Краснодарского края от 16.05.2023 по делу № 12-168/2023)
Пример: в 2023 году контрактная служба выставила претензию контрагенту за нарушения положений контракта.
В учете дебиторская задолженность не отражена, так как претензию не передали в бухгалтерию. Деньги от контрагента поступили на лицевой счет в 2024 году. При анализе причин ошибки установили, что контрактники не были уведомлены об обязательном предоставлении претензий, так как это не было указано в графике документооборота.
Как исправить ошибку: получить претензию от контрактной службы и отразить сумму как ошибку прошлого года в феврале 2024 года. Кроме того, разработать и утвердить график документооборота под требованиями приказа Минфина от 13.09.2023 № 144н. В графике указать на необходимость направлять претензии в бухгалтерию при ее выставлении контрагенту. Ошибку поправили так:
ДЕБЕТ КДБ 1 209 41 56Х КРЕДИТ КДБ 1 401 18 141 — отражена дебиторская задолженность по администрируемым платежам. |
Неверно истолковали факт хозяйственной жизни по вине комиссии и бухгалтера
Пример: в 2022 году по контракту контрагенты провели работы по капитальному ремонту, в частности установили кондиционеры как элемент системы вентиляции. Контракт заключили по КВР 243 и подстатье 225 КОСГУ. В бухгалтерию поступили акты № КС-2 и справка № КС-3. Иных документов от комиссии и ответственных лиц не поступало. Бухгалтер по акту № КС-2 все операции отнес на увеличение расходов.
Как исправить ошибку: необходимо признать ошибку, скорректировать расходы и поставить на учет кондиционеры. Комиссия по поступлению и выбытию нефинансовых активов должна сформировать решение (ф. 0510441), бухгалтерия — отразить в регистрах учета новые объекты:
ДЕБЕТ КРБ 1 401 29 225 КРЕДИТ КРБ 1 304 96 731
— отражено уменьшение расходов на стоимость основных средств; |
ДЕБЕТ 000 1 101 36 310 КРЕДИТ КРБ 1 304 96 731 — приняты к учету основные средства (кондиционеры); |
ДЕБЕТ КРБ 1 401 29 271 (1 304 96 831) КРЕДИТ КРБ 1 104 36 411 — доначислена амортизация. |
Как предотвращать ошибки
В перечнях ниже смотрите, как предотвратить возникновение излишков в будущем и как не допускать ошибки из-за неорганизованного документооборота.
Чек-лист для бухгалтера
Применять ли счет вложений 1 106 31
В зависимости от программного продукта, в котором учреждение ведет учет, может возникнуть необходимость делать операции с применением счета 1 106 31. Прямой необходимости в этом нет, так как применение 1 106 31 не влияет на показатели отчетности — это исключительно особенности алгоритмов программных продуктов. Кроме того, ряд программ допускают применение как счета 1 401 2Х, так и счета 1 304 Х6 при отражении ошибок прошлых лет. Поскольку Минфин корреспонденции не уточнял, а на достоверность отчетности выбор счета не влияет, можно использовать любой вариант.
Другие статьи про первичку
► Образец уведомления по НДФЛ с новым кодом налогового периода
► Ответы на ваши вопросы по заполнению нового акта приемки (ф. 0510452)
► Новые сроки уплаты НДФЛ. Определите по интерактивному календарю
► Многие обязанности с 24 года устарели – поменяйте должностные инструкции главбуха и бухгалтеров
► Образец нового акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0510461) с 2024 года
На заметку