До прихода ревизоров исправьте ошибки в учете БСО и подарков. Таблицы с правильными проводками
В учете БСО и подарков бухгалтеры чаще всего допускают шесть нарушений:
- Неверно отражают объекты на балансе.
- Неправильно и несвоевременно оформляют первичные документы.
- Неправильно оформляют списание испорченных БСО.
- Не обосновывают расходы на подарки и сувениры.
- Ошибочно применяют коды КОСГУ при покупке цветов.
- Неверно отражают остаток на забалансовых счетах 03 и 07.
Последнее нарушение ревизоры стали находить недавно из-за прошлогодних изменений в правилах. Оно влечет недостоверность отчетности. Какие особенности для учета БСО, подарков и сувениров установил Минфин — прочтите далее. Проверьте, соответствует ли ваш порядок учета действующим правилам.
Как изменился подход к учету БСО и подарков
До 2019 года бухучет подарков и бланков строгой отчетности был стабилен, он требовал от бухгалтера лишь внимательности и дисциплины. Когда начали действовать новые правила КОСГУ, стабильность пошатнулась. Такое имущество стали отражать по подстатье 349 КОСГУ, а не по подстатьям 226 и 296 КОСГУ. То есть с 2019 года Минфин включил БСО и подарки в материальные запасы. Формально возникла необходимость принимать такие объекты на счет 105 00. Но если для подарков и сувениров исключений в Инструкции № 157н не установили, то в отношении БСО было сказано, что они не учитываются на счете 105 00.
такой максимальный штраф назначат за грубое искажение показателей отчетности (более 10 процентов) по статье 15.15.6 КоАП
В 2020 году вступил в силу стандарт «Запасы» (приказ Минфина от 07.12.2018 № 256н). В нем прописали, что выбытие материальных запасов возможно только при их использовании. На практике БСО и подарки накапливались на забалансе, их фактическое выбытие отражали по кредиту счетов 03 и 07. Это сказывалось на достоверности показателей отчетности, если остатки по забалансовым счетам были переходящими.
В отчетности за 2020 год при первом применении стандарта «Запасы» следовало в межотчетный период 31.12.2019 все остатки на 1 января 2020 года перенести на баланс — на счет 105 00. Часть бухгалтеров так поступила и в дальнейшем проблем не испытывала. Вторая часть коллег продолжала ориентироваться на позицию Минфина из Инструкции № 157н, который продолжал транслировать старые правила учета.
Объективно оба варианта корректны, так как под каждый есть правовое обоснование. В этой связи ревизоры и суд не могут в условиях одновременно действующих двух позиций регулятора придерживаться одного из правил. Учреждения определяют в своей учетной политике, как поступать, поскольку выбор метода — это элемент учетной политики. Таким образом, до 2023 года риски нарушения были близки к нулю.
Однако в прошлом году появились новые правила учета БСО и подарков (Инструкция № 157н в ред. приказа Минфина от 21.12.2022 № 192н, Инструкция № 162н в ред. приказа Минфина от 29.03.2023 № 35н). Об этих нарушениях пойдет речь далее в статье.
Какие особенности установил Минфин для учета БСО
С 2023 года для счета 03 появилось новое правило по учету БСО:
На заметку
Если купили продукцию для перепродажи — примените подстатью 346 КОСГУ
| Стало с 23.04.2023 | Было до 23.04.2023 |
|---|---|
| Включено: «...выданных ответственным лицам с мест хранения (со склада) для их оформления (использования в рамках хозяйственной деятельности учреждения)» | Исключено: «находящихся на хранении и выдаваемых в рамках хозяйственной деятельности учреждения» |
Движение на счете 03 делают только тогда, когда выдают ответственным лицам БСО для оформления в течение года. Практика «списать и перевести на 03 счет для хранения и выдачи» исчезла. Ревизоры будут указывать на необоснованный расход, если на конец года БСО останутся на счете 03, так как потребления БСО не было, а движение по счету 1 401 20 272 в отчете (ф. 0503121) пройдет текущим годом. В таблице ниже сравним старый и новый порядок учета.
Порядок учета БСО для внутреннего потребления
Порядок учета БСО для внутреннего потребления
| Операция | Проводка | Документ |
|---|---|---|
| До ввода стандарта «Запасы» и окончательного изменения подхода в учете | ||
| Оприходованы БСО при покупке | ДЕБЕТ 1 105 36 349 КРЕДИТ 1 302 34 73Х | Приходный ордер (ф. 0504207) и документы поставщика |
| Оприходованы БСО, полученные от иных организаций | ДЕБЕТ 1 105 36 349 КРЕДИТ 1 304 04 349 | Приходный ордер (ф. 0504207) или акт приема-передачи НФА (ф. 0504101) плюс извещение (ф. 0504805) |
| Выданы бланки ответственному лицу для хранения и оформления | ДЕБЕТ 1 401 20 272 КРЕДИТ 1 105 36 449 УВЕЛИЧЕНИЕ СЧЕТА 03 | Ведомость на нужды учреждения (ф. 0504210) |
| Списаны БСО при выдаче | УМЕНЬШЕНИЕ СЧЕТА 03 | Акт о списании БСО (ф. 0504816) |
| До ввода стандарта «Запасы» и окончательного изменения подхода в учете в 2023 году (документы по приказу Минфина от 30.03.2015 № 52н) | ||
| Оприходованы БСО при покупке | ДЕБЕТ 1 105 36 349 КРЕДИТ 1 302 34 73Х | Приходный ордер (ф. 0504207) плюс документы поставщика |
| Оприходованы БСО, полученные от иных организаций | ДЕБЕТ 1 105 36 349 КРЕДИТ 1 304 04 349 | Приходный ордер (ф. 0504207) или акт приема-передачи НФА (ф. 0504101) плюс извещение (ф. 0504805) |
| Выданы ответственному лицу для хранения (внутреннее перемещение) | ДЕБЕТ 1 105 36 349 КРЕДИТ 1 105 36 349 | Ведомость на нужды учреждения (ф. 0504210) или требование-накладная (ф. 0504204) |
| Выданы ответственному лицу для хранения и оформления в деятельности учреждения | ДЕБЕТ 1 401 20 272 КРЕДИТ 1 105 36 449 УВЕЛИЧЕНИЕ СЧЕТА 03 | Ведомость на нужды учреждения (ф. 0504210) |
| Списаны при выдаче | УМЕНЬШЕНИЕ СЧЕТА 03 | Акт о списании БСО (ф. 0504816) |
| До ввода стандарта «Запасы» и окончательного изменения подхода в учете в 2024 году (документы из приказа № 52н и приказа Минфина от 15.04.2021 № 61н) | ||
| Оприходованы БСО при покупке | ДЕБЕТ 1 105 36 349 КРЕДИТ 1 302 34 73Х | Приходный ордер (ф. 0504207) плюс документы поставщика |
| Оприходованы БСО, полученные от иных организаций | ДЕБЕТ 1 105 36 349 КРЕДИТ 1 304 04 349 | Приходный ордер (ф. 0504207), или акт приема-передачи НФА (ф. 0504101), или (ф. 0510448) плюс извещение (ф. 0504805) |
Какие особенности установил Минфин для учета подарков и сувениров
С 2023 года для счета 07 появилось новое правило для учета подарков при закупках с хранением на складах:
| Стало с 23.04.2023 | Было до 23.04.2023 |
|---|---|
| Включено: «...приобретенных и предназначенных для награждения (дарения) (далее — ценные подарки (сувениры)), в период нахождения их у ответственных лиц для награждения (дарения) (с момента получения ответственным лицом и до момента вручения)» | Исключено: «...приобретаемых в целях награждения (дарения)» |
Движение на счете 07 делают только тогда, когда подарки и сувениры выдают ответственным лицам по потребности для дарения в течение года. Так же, как и с БСО, практика «списать и перевести на 07 счет для хранения и выдачи» отменена. Сравним порядок учета подарков для внутреннего потребления до и после 23.04.2023 в таблице ниже.
Порядок учета подарков для внутреннего потребления
Порядок учета подарков для внутреннего потребления
| Операция | Проводки | Документ |
|---|---|---|
| До ввода стандарта «Запасы» и окончательного изменения подхода к учету | ||
| Оприходованы подарки, сувениры при покупке | ДЕБЕТ 1 105 36 349 КРЕДИТ 1 302 34 73Х | Приходный ордер (ф. 0504207) плюс документы поставщика |
| Оприходованы подарки, сувениры, полученные от иных организаций | ДЕБЕТ 1 105 36 349 КРЕДИТ 1 304 04 349 (1 401 10 19Х) | Приходный ордер (ф. 0504207) или акт приема-передачи НФА (ф. 0504101) плюс извещение (ф. 0504805) или документы дарителя |
| Выданы ответственному лицу для хранения и оформления в деятельности учреждения | ДЕБЕТ 1 401 20 272 КРЕДИТ 1 105 36 449 УВЕЛИЧЕНИЕ СЧЕТА 07 | Ведомость на нужды учреждения (ф. 0504210) |
| Списаны при выдаче | УМЕНЬШЕНИЕ СЧЕТА 07 | Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) плюс протоколы комиссии (жюри и пр. согласно учетной политике) |
| До ввода стандарта «Запасы» и окончательного изменения подхода к учету в 2023 году (документы по приказу № 52н) | ||
| Оприходованы подарки, сувениры при покупке | ДЕБЕТ 1 105 36 349 КРЕДИТ 1 302 34 73Х | Приходный ордер (ф. 0504207) плюс документы поставщика |
| Оприходованы подарки, сувениры, полученные от иных организаций | ДЕБЕТ 1 105 36 349 КРЕДИТ 1 304 04 349 (1 401 10 19Х) | Приходный ордер (ф. 0504207) или акт приема-передачи НФА (ф. 0504101) плюс извещение (ф. 0504805) или документы дарителя |
| Выданы ответственному лицу для хранения (внутреннее перемещение) | ДЕБЕТ 1 105 36 349 КРЕДИТ 1 105 36 349 | Ведомость на нужды учреждения (ф. 0504210) или требование-накладная (ф. 0504204) |
| Выданы ответственному лицу для хранения и оформления в деятельности учреждения | ДЕБЕТ 1 401 20 272 КРЕДИТ 1 105 36 449 УВЕЛИЧЕНИЕ СЧЕТА 07 | Ведомость на нужды учреждения (ф. 0504210) |
| Списаны при выдаче | УМЕНЬШЕНИЕ СЧЕТА 07 | Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) плюс протоколы комиссии (жюри и пр. по учетной политике) |
| До ввода стандарта «Запасы» и окончательного изменения подхода к учету в 2024 году (в связи с вводом приказа № 61н) | ||
| Оприходованы подарки, сувениры при покупке | ДЕБЕТ 1 105 36 349 КРЕДИТ 1 302 34 73Х | Приходный ордер (ф. 0504207) плюс документы поставщика |
► Из-за каких нарушений на забалансовых счетах ваши коллеги сейчас спорят в суде
► Новая учетная политика – нарушение законодательства. Как правильно актуализировать
► «Можно ли с новым порядком по инвентаризации работать без заместителя?»
► Как учреждение спорило с казначейством из-‑за двух тонн хлеба
► Как главбух списала имущество по неполному комплекту документов и получила выговор
Все статьи о контроле