Электронные талоны на бензин: новации упрощают учет
Что такое электронные топливные талоны
В последнее время активно развиваются различные электронные сервисы, в том числе мобильные. Часть из них доступна и для организаций. Например, сотрудникам можно настроить рабочую электронную почту на мобильном телефоне. Одним из первых электронных сервисов для учреждений стала топливная карта. По сравнению с бумажными талонами на бензин применение карт значительно упростило и взаиморасчеты с поставщиками, и бухгалтерский учет (обычно карту выдают на руки водителю один раз), и контроль за использованием средств.
Однако технологии постоянно совершенствуются. В результате совсем недавно на рынке появились электронные топливные талоны. Они представлены двумя вариантами:
Важно запомнить!
Не путайте электронные топливные талоны в виде пластиковых карт с топливными картами
- в виде пластиковых карт. У такого талона есть номинал. Он определяет количество топлива, которое вправе получить водитель. По сравнению с бумажными аналогами электронные талоны имеют более сильную защиту;
- в виде электронных ваучеров, которые заказчик самостоятельно генерирует в личном кабинете на сайте поставщика.
Второй вариант наиболее интересен. По своим возможностям сервис схож с топливными картами, однако есть и существенные различия. Рассмотрим особенности таких электронных талонов.
1. Электронный ваучер изначально не материален. Его отправляют на мобильный телефон водителя в виде СМС или по электронной почте.
2. Каждый талон имеет уникальный код. Его генерируют в момент выписки талона. Код понадобится на заправочной станции для активации талона.
3. При формировании талона заказчик самостоятельно определяет вид топлива, номинал талона и срок его действия.
4. Если водитель не успеет активировать талон, средства заказчика возвращаются на счет.
5. Через личный кабинет заказчик может выписывать талоны, следить за расходованием средств, проверять остатки, закрывать талоны и формировать отчеты. Кроме того, можно контролировать маршрут движения служебного автомобиля по местам его заправок.
6. По окончании месяца поставщик формирует накладную и счет-фактуру и направляет документы в учреждение. В них указывают общий объем реализованного топлива.
Сравнить разные варианты приобретения ГСМ поможет таблица.
Таблица. Сравнительные характеристики топливных талонов и карт
| Характеристики | Бумажные топливные талоны | Топливная карта | Электронные топливные талоны на электронном носителе | Электронные талоны в виде пластиковой карты |
|---|---|---|---|---|
| Учет в бухгалтерии | На счете 201 35 «Денежные документы» | На забалансовом счете | На балансе не учитывают, так как нет материального носителя | На счете 201 35 «Денежные документы» |
| Порядок оформления новых карт (талонов) | Заявка через личный кабинет или при обращении к поставщику | Заявка через личный кабинет или при обращении к поставщику | Самостоятельно через личный кабинет | Заявка через личный кабинет или при обращении к поставщику |
| Возможность установить лимит | Вид и номинал топлива определены при оформлении | Через личный кабинет либо при обращении к поставщику | Самостоятельно через личный кабинет | Вид и номинал топлива определены при оформлении |
| Возможность следить за расходованием | Есть, только если оформлен личный кабинет | Самостоятельно через личный кабинет | Самостоятельно через личный кабинет | Самостоятельно через личный кабинет |
| Защита от несанкционированного использования | Нет при физической утере | Защищена пин-кодом. Можно блокировать карту через личный кабинет или при обращении к поставщику | Каждый талон имеет уникальный пин-код, который генерируется в момент выписки талона и направляется на мобильный телефон | Нет при физической утере. Можно блокировать доступ, если такой сервис реализован поставщиком |
| Возможность удаленного пополнения | Нет | Есть | Есть | Нет |
| Порядок получения ГСМ | Водитель отдает талон на заправочной станции. Ему заправляют то количество топлива, которое соответствует номиналу талона. На руки выдают кассовый чек | На карте обычно устанавливают лимит по количеству топлива в день. При использовании нужно знать пин-код. На руки выдают кассовый чек | Водитель получает пин-код электронного талона. Его следует назвать для активации талона на заправочной станции. Заправляют то количество топлива, на которое был выписан талон. На руки выдают кассовый чек | Водитель отдает талон на заправочной станции. Ему заправляют то количество топлива, которое соответствует номиналу талона. На руки выдают кассовый чек |
| Отчетность по заправленному ГСМ | При наличии доступа к личному кабинету клиента отчетность можно сформировать на любую дату | |||
| Момент принятия к учету ГСМ | При получении накладной от поставщика | |||
Как грамотно организовать работу с новым сервисом
После заключения договора с поставщиком первым делом назначьте сотрудника, ответственного за выписку талонов. Он будет иметь доступ в личный кабинет на сайте поставщика.
В учетной политике следует утвердить:
Совет
Путевой лист стал неунифицированным, поэтому приложите его форму к учетной политике
- список первичных документов по расходованию ГСМ. К ним можно отнести путевой лист, маршрутный лист, служебную записку, кассовые чеки с заправочных станций и др. Документы представляет в бухгалтерию водитель или иной сотрудник, который использует личный автомобиль в служебных целях;
- порядок заполнения путевого листа и сроки его сдачи в бухгалтерию (например, раз в неделю);
- порядок, в соответствии с которым бухгалтер будет определять сумму списания ГСМ. В Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н, определены два способа: по фактической стоимости единицы и по средней фактической стоимости. На практике чаще применяют второй вариант;
- нормы списания ГСМ (это особенно важно, если в учреждении числится несколько автомобилей);
- документальное основание для списания ГСМ с учета. Согласно приказу Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н, основанием служит акт о списании материальных запасов (ф. 0504230);
- порядок и сроки формирования отчетов в личном кабинете.
Как учесть талоны на бухгалтерских счетах
На заметку
При использовании электронных талонов ГСМ принимают к учету и списывают так же, как и при применении топливных карт
Электронные топливные талоны не выпускают на материальных носителях. А значит, отдельного учета они не требуют. Это еще один плюс для бухгалтерии. К примеру, топливные карты приходится учитывать на забалансовых счетах. А бумажные талоны относятся к денежным документам.
Приходуют ГСМ в бухгалтерии на основании документов от поставщика.
При этом надо сделать запись на общее количество и сумму по дебету счета 105 33 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов – иного движимого имущества учреждения» в корреспонденции со счетом 302 34 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов». Выбытие топлива со счета материальных запасов оформляют при получении оправдательных документов от водителей с кредита счета материальных запасов в дебет счета затрат (например, счета 109 60 272 «Затраты по расходованию материальных запасов в себестоимости готовой продукции, работ, услуг», 401 20 272 «Расходование материальных запасов»).
Подробно порядок учета рассмотрим на примере.
Пример. У казенного учреждения «Управление» есть действующий договор на поставку ГСМ по топливным картам.
Однако в течение следующего месяца в учреждении запланированы командировки сотрудников. Они будут выезжать на личных автомобилях в обособленные подразделения для проведения инвентаризации.
Чтобы не оформлять сотрудникам топливные карты, было принято решение заключить дополнительный договор на приобретение бензина по электронным топливным талонам.
В начале месяца учреждение перечислило аванс в размере 5 тыс. руб. После чего был открыт доступ в личный кабинет на сайте поставщика. Сотрудникам определили дневные лимиты получения ГСМ:
– Глебову А. И. – 20 л. Среднее расстояние до места назначения – 100 км, норма расхода топлива – 9 л на 100 км;
– Андреевой А. С. – 30 л. Среднее расстояние до места назначения – 150 км, норма расхода топлива – 10 л на 100 км.
И в соответствии с этими лимитами выписали электронные талоны.
Каждый из сотрудников планирует посетить по четыре подразделения. Кроме того, в учреждении числятся служебный автомобиль и водитель, на которого оформлена топливная карта.
В течение месяца сотрудники сдавали в бухгалтерию оправдательные документы:
– путевые листы (учетная политика учреждения требует оформлять их как для служебного транспорта, так и при использовании личных автомобилей в рабочих целях);
– служебные записки;
– кассовые чеки с заправочных станций.
На основании полученных документов бухгалтер сформировал акты о списании материальных запасов по форме 0504230.
В конце месяца поставщик представил накладные, где указано количество приобретенного бензина по талонам – 200 л по цене 36 руб., по топливной карте – 160 л по цене 37 руб.
Таким образом, общая стоимость поступивших ГСМ составила:
200 л × 36 руб. + 160 л × 37 руб. = 7200 руб. + 5920 руб. = 13 120 руб.
При этом у водителя в баке осталось 10 л бензина.
Бухгалтер сделал в учете следующие записи:
Дебет 206 34 560 Кредит 304 05 340 5000 ₽ – перечислен аванс поставщику; |
Дебет 105 33 340 Кредит 302 34 730 13 120 ₽ – получена накладная от поставщика (количество бензина на приход – 360 л); |
Дебет 302 34 830 Кредит 206 34 660 5000 ₽ – зачтен аванс. |
Согласно положениям учетной политики учреждения, ГСМ списывают по средней фактической стоимости материальных запасов. Таким образом, сумма списания составляет:
13 120 руб. : 360 л × 350 = 12 755,56 руб.
Проводка:
Дебет 401 20 272 Кредит 105 33 440 12 755,56 ₽ – списаны материальные запасы. |
Путевой лист легкового автомибиля
