Сотрудник требует компенсировать ему покупку бензина. Принимать ли бухгалтеру расходы
Компенсация несанкционированной покупки бензина не может быть проведена как возмещение подотчетному лицу. Бухгалтер не должен принимать авансовый отчет от работника, который купил ГСМ от своего имени. При этом ревизоры обратят внимание на время и даты чеков. Если они датируются выходным днем или нерабочим временем, а потом приняты для возмещения, укажут в акте о проверке, что для такой компенсации не было оснований.
Поэтому при возникновении конфликтной ситуации бухгалтер обязан указать руководителю на риски принятия расходов в качестве авансового отчета. А именно:
1. Нарушение кассовой дисциплины: штраф на должностное лицо — до 5000 руб., штраф на учреждение— до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП). Исковая давность — 2 месяца.
2. Нарушение достоверности отчетности: штраф на должностное лицо — до 30 000 руб. (ст. 15.15.6 КоАП).
3. Проведение притворной или мнимой сделки — признание ее ничтожной (ст. 170 ГК).
Далее рассмотрим, как поступить бухгалтеру. В конце статьи скачайте памятку для подотчетных лиц по представлению оправдательных документов.
Почему нельзя возместить затраты работнику как подотчетному лицу
Подотчетное лицо — это работник, которому выдают деньги, чтобы он мог провести расходы, связанные с деятельностью учреждения (подп. 6.3 п. 6 Указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Средства выдают по распоряжению руководителя на основании письменного заявления сотрудника. В этом заявлении прописывают назначение аванса, приводят расчет и указывают срок, на который выдается сумма, формирующая дебиторскую задолженность (подп. 6.3 п. 6 Указаний № 3210-У и п. 213 Инструкции № 157н). То есть должна соблюдаться такая последовательность:
Если работник использовал свои средства в уверенности, что работодатель возместит ему все произведеные расходы, последовательность нарушается. Поэтому данный факт хозяйственной жизни должен трактоваться как покупка у физлица, а не расчеты с подотчетным лицом.
Важная деталь
Трудовой кодекс трактует компенсации как денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей (ст. 164)
Как все-таки возместить затраты
Так как операция не имеет отношения к подотчету, использовать счет 0 208 00 нельзя. Поэтому отражают закупку малого объема у сотрудника через счет 1 302 00. Это связано с тем, что работник выполнил действия от своего имени как неуполномоченное лицо (п. 1 ст. 183 ГК). Проводка такая:
ДЕБЕТ 244 1 302 34 836 КРЕДИТ 000 1 201 34 610 (1 304 05 34Х) — отражена оплата бензина, использованного без ведома руководителя. |
Делают ее на основании договора купли-продажи, заключенного между работником и работодателем в простой письменной форме. Абсурдность проводки и необходимость оформления договора подтверждает, что работник не может без ведома работодателя проводить расходы.
Безусловно, могут быть форс-мажорные ситуации. Например, сотрудник на служебном автомобиле был в командировке и не смог иначе оплатить покупку бензина. Тогда основание для компенсации расходов есть. Ведь, находясь в командировке, сотрудник исполнял трудовые обязанности.
Как оптимизировать процесс
Для минимизации рисков нужно утвердить порядок возмещения расходов. Хотя это не будет 100-процентной гарантией от претензий со стороны ревизоров. В порядке о компенсации сотрудникам расходов, произведенных для нужд учреждения, до выдачи подотчетных сумм, указывают:
- список сотрудников, которые могут проводить расходы;
- сроки выплаты компенсации;
- максимальную сумму принятых обязательств, которую работник может потратить;
- потенциальные цели расходования средств.
Образец положения о порядке возмещения расходов скачайте в конце статьи.
Важная деталь
Работники должны при оформлении документов действовать от лица учреждения, и в документах должны быть указаны реквизиты учреждения
Можно ли принимать копии чеков
Чек является первичным учетным документом для подтверждения произведенных затрат по приобретению за наличный расчет товаров, работ, услуг. Поэтому только копии чеков без оригинала принять к учету нельзя. Если работник сдаст только копию, выход из ситуации возможен такой — считать QR-код с копии представленного чека.
Кроме того, можно проинструктировать работников о необходимости впредь получать чеки по электронной почте или номеру телефона. Допустимо создать адрес e-mail исключительно для получения информации в виде электронных чеков по расходам учреждения. Доступ будет у подотчетных лиц и бухгалтера.
Памятка для подотчетного лица
